Dalam komunikasi bisnis, terutama melalui email atau surat resmi, ada banyak ungkapan standar yang digunakan untuk mengatur janji temu (appointments), mengonfirmasi jadwal, atau memberi informasi tentang perubahan jadwal. Ungkapan ini membantu menjaga komunikasi tetap profesional dan jelas.
Di bawah ini adalah beberapa frasa yang sering digunakan dalam Business English.
1. Merujuk pada Surat atau Komunikasi Sebelumnya
Ungkapan ini digunakan ketika Anda ingin menghubungkan pesan baru dengan komunikasi sebelumnya.
Contoh:
With reference to my letter of ...
We refer to our letter of ...
Contoh dalam kalimat:
With reference to our letter of 12 May, we would like to confirm the meeting.
2. Menyatakan Rencana atau Jadwal
Ungkapan berikut digunakan untuk menjelaskan rencana atau janji yang telah dibuat.
Contoh:
I am due to ...
I am to ...
I hope to ...
I intend to ...
Contoh penggunaan:
I am due to meet the director tomorrow morning.
I intend to visit your office next week.
3. Memberikan Informasi Penting
Beberapa ungkapan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada penerima surat atau email.
Contoh:
It may have come to your attention that ...
We are pleased to inform you that ...
Contoh kalimat:
We are pleased to inform you that the meeting has been confirmed.
4. Meminta Konfirmasi atau Balasan
Dalam komunikasi bisnis, sering kali diperlukan konfirmasi dari pihak lain.
Ungkapan yang umum digunakan:
Would you kindly reply ... ?
Please confirm whether/if ...
Please inform me ...
Contoh:
Please confirm whether the meeting time is convenient for you.
Would you kindly reply at your earliest convenience?
5. Menutup Surat Secara Profesional
Ungkapan penutup yang sering digunakan:
We look forward to hearing from you soon.
Contoh:
We look forward to hearing from you soon.
Ungkapan ini menunjukkan harapan untuk menerima balasan.
6. Mengonfirmasi Janji Temu
Jika ingin mengonfirmasi pertemuan yang sudah disepakati, gunakan frasa berikut:
This is to confirm the appointment we made on ...
Contoh:
This is to confirm the appointment we made on Monday at 10 a.m.
7. Membatalkan atau Mengubah Janji
Dalam situasi tertentu, jadwal harus dibatalkan atau diubah.
Contoh:
I regret to inform you that your delivery will be delayed.
I am afraid I will not be able to keep the appointment I made for Friday 17th June.
Ungkapan seperti I regret to inform you atau I am afraid digunakan untuk menyampaikan kabar yang kurang menyenangkan secara sopan.
8. Cara Menulis Tanggal dalam Surat Bisnis
Ada beberapa cara umum untuk menuliskan tanggal dalam Business English.
Contoh:
As mentioned in my letter of 22nd October.
As mentioned in my letter of October 22.
As mentioned in my letter dated October 22nd.
Semua bentuk di atas dapat digunakan dalam surat bisnis resmi.
Ringkasan
Ungkapan dalam Business English membantu komunikasi profesional saat mengatur atau mengonfirmasi janji.
Beberapa frasa yang sering digunakan:
- With reference to our letter of …
- Please confirm whether …
- Would you kindly reply …
- This is to confirm the appointment …
- We look forward to hearing from you soon.
Frasa-frasa ini sangat umum digunakan dalam email bisnis, surat resmi, dan komunikasi profesional internasional.