Dalam dunia bisnis, keluhan dan masalah terkait pengiriman barang merupakan situasi yang sering terjadi. Kemampuan menyampaikan keluhan dengan bahasa yang profesional dan sopan sangat penting untuk menjaga hubungan bisnis yang baik. Surat keluhan yang efektif harus jelas dalam menyatakan masalah, namun tetap menggunakan nada yang konstruktif.
Artikel ini menyajikan frasa-frasa penting untuk menyampaikan keluhan dalam bahasa Inggris bisnis beserta penjelasan dan contoh penggunaannya.
Menyampaikan Keluhan tentang Keterlambatan
Keterlambatan pengiriman adalah salah satu masalah paling umum dalam transaksi bisnis. Berikut frasa-frasa untuk menyampaikan keluhan tentang keterlambatan:
| Frasa | Arti | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| The goods we ordered on 11th March have not arrived. | Barang yang kami pesan pada 11 Maret belum tiba. | The goods we ordered on 11th March have not arrived despite your confirmation. |
| We regret to inform you that our order no. 2244 is now considerably overdue. | Kami menyesal menyampaikan bahwa pesanan no. 2244 sudah sangat terlambat. | We regret to inform you that our order no. 2244, which should have been delivered by 3rd November, is now considerably overdue. |
Keterangan: “Overdue” berarti melewati batas waktu yang dijanjikan. “Considerably overdue” menekankan bahwa keterlambatan sudah sangat signifikan.
Menyampaikan Keluhan tentang Kehilangan Barang
Barang yang hilang dalam perjalanan merupakan masalah serius yang perlu disampaikan dengan jelas.
| Frasa | Arti | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| Our consignment of 100 computers was stolen in transit. | Kiriman 100 komputer kami dicuri dalam perjalanan. | Our consignment of 100 computers was stolen in transit and we request immediate replacement. |
Keterangan: “Consignment” berarti kiriman barang dalam jumlah besar. “In transit” berarti dalam perjalanan dari pengirim ke penerima.
Menyatakan Keprihatinan
Ketika menyampaikan keluhan, penting untuk menunjukkan tingkat keparahan masalah dengan bahasa yang profesional.
| Frasa | Arti | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| Mr Boyle is extremely concerned at … | Bapak Boyle sangat prihatin atas … | Mr Boyle is extremely concerned at the delay in delivery. |
Keterangan: “Extremely concerned” menunjukkan tingkat keprihatinan yang tinggi namun tetap profesional.
Menandai Dokumen Pengiriman
Ketika menerima barang yang rusak atau tidak sesuai, penting untuk memberi tanda pada dokumen pengiriman.
| Frasa | Arti | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| We have marked the delivery slip accordingly. | Kami telah menandai slip pengiriman sesuai kondisi. | We have marked the delivery slip accordingly as the goods arrived damaged. |
Keterangan: “Delivery slip” adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang. Menandai dokumen ini penting sebagai bukti tertulis.
Meminta Penggantian atau Pengembalian Dana
Ketika barang rusak atau hilang, Anda berhak meminta penggantian atau pengembalian dana.
| Frasa | Arti | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| Please arrange for reimbursement of the value of the damaged goods. | Mohon atur pengembalian nilai barang yang rusak. | Please arrange for reimbursement of the value of the damaged goods within 14 days. |
Keterangan: “Reimbursement” berarti pengembalian uang. “Arrange for” berarti mengatur atau memfasilitasi.
Mempertanyakan Biaya
Terkadang ada biaya yang tidak sesuai atau tidak wajar dalam transaksi bisnis.
| Frasa | Arti | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| I should like to query the charge for packing which seems unusually high. | Saya ingin mempertanyakan biaya pengemasan yang tampak tidak biasa tinggi. | I should like to query the charge for packing which seems unusually high compared to previous orders. |
Keterangan: “Query” sebagai kata kerja berarti mempertanyakan atau meminta penjelasan. “Unusually high” menunjukkan bahwa biaya tersebut tidak normal.
Merespons Keluhan dari Pelanggan
Jika Anda berada di pihak penjual, berikut frasa untuk merespons keluhan dengan sopan:
| Frasa | Arti | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| We are sorry to hear that the goods are damaged. | Kami menyesal mendengar bahwa barang rusak. | We are sorry to hear that the goods are damaged and will arrange for immediate replacement. |
Tabel Ringkasan Frasa
| Kategori | Frasa Penting |
|---|---|
| Keterlambatan | have not arrived, considerably overdue |
| Kehilangan | stolen in transit, lost in transit |
| Keprihatinan | extremely concerned at |
| Dokumentasi | marked the delivery slip |
| Pengembalian | arrange for reimbursement |
| Pertanyaan | query the charge |
Kosakata Penting
| Kata | Arti | Contoh |
|---|---|---|
| fault | kesalahan/kerusakan | We apologize for the fault in our product. |
| complaint | keluhan | We have received your complaint. |
| overdue | terlambat | The delivery is now two weeks overdue. |
| consignment | kiriman | The consignment arrived yesterday. |
| transit | perjalanan | The goods were lost in transit. |
| reimbursement | pengembalian dana | We will process your reimbursement. |
| damaged | rusak | Some items were damaged during transport. |
| query | pertanyaan/pertanyaan | We query the additional charges. |
Contoh Surat Keluhan
Subject: Complaint – Order No. 2244
Dear Sir/Madam,
We regret to inform you that our order no. 2244, which should have been delivered by 3rd November, is now considerably overdue.
The goods we ordered on 11th October have not arrived despite your confirmation that delivery would take two weeks.
Mr Johnson, our Operations Manager, is extremely concerned at this delay as the goods are urgently needed for our production line.
Please arrange for immediate dispatch of our order or provide us with a clear explanation for the delay.
We look forward to your prompt response.
Yours faithfully,
Sarah Williams
Purchasing Manager
Contoh Surat Keluhan tentang Barang Rusak
Subject: Damaged Goods – Order No. 2290
Dear Sir/Madam,
We are writing to inform you that the goods received under order no. 2290 arrived in damaged condition.
Upon inspection, we found that 15 units were broken. We have marked the delivery slip accordingly and have attached photographs as evidence.
Please arrange for reimbursement of the value of the damaged goods or send replacement units at your earliest convenience.
We have been a loyal customer for many years and hope this matter can be resolved quickly.
Yours sincerely,
Michael Chen
Warehouse Manager
Latihan Singkat
Lengkapi kalimat dengan frasa yang tepat:
- The goods we ordered on 5th May have not _.
- We regret to inform you that our order is now _ overdue.
- Our consignment was stolen in _.
- Please arrange for _ of the value of the damaged goods.
- I should like to _ the charge for packing.
- We are sorry to _ that the goods are damaged.
Kunci Jawaban:
- arrived
- considerably
- transit
- reimbursement
- query
- hear
Tips Menyampaikan Keluhan
Beri fakta yang jelas: Cantumkan nomor pesanan, tanggal, dan detail spesifik masalah.
Gunakan bahasa profesional: Hindari bahasa emosional atau menuduh, gunakan frasa formal.
Dokumentasi: Simpan bukti tertulis, foto, dan tandai dokumen pengiriman jika ada kerusakan.
Ajukan solusi: Selain menyampaikan masalah, usulkan solusi yang diharapkan.
Tetap sopan: Meskipun kecewa, tetap gunakan nada yang sopan untuk menjaga hubungan bisnis.