Dalam dunia bisnis dan perhotelan, kemampuan menulis surat konfirmasi reservasi yang profesional sangat penting. Surat konfirmasi berfungsi untuk memastikan bahwa pemesanan telah diterima dan diproses dengan benar. Surat ini juga memberikan kepastian kepada pelanggan bahwa akomodasi atau layanan yang diminta telah disiapkan.
Artikel ini akan membahas cara menulis surat konfirmasi reservasi dalam bahasa Inggris formal beserta frasa-frasa yang berguna.
Contoh Surat Konfirmasi Reservasi
Berikut adalah contoh surat formal untuk mengonfirmasi reservasi hotel:
Dear Mrs O’Brian,
Thank you for your letter of 5th April 20..
We are pleased to confirm the accommodation you describe for the month of August 20..
We enclose a short description of how you reach our hotel. We look forward to your stay with us.
Yours sincerely,
Nick Webster
Reservations Manager
Encl.
Frasa-Frasa Penting untuk Konfirmasi
Membuka Surat Konfirmasi
| Frasa | Arti |
|---|---|
| With reference to your inquiry of 5th April 20.. | Merujuk pada pertanyaan Anda tanggal 5 April 20.. |
| Thank you for your letter of 5th April. | Terima kasih atas surat Anda tanggal 5 April. |
| We are writing to confirm … | Kami menulis untuk mengonfirmasi … |
Menyatakan Konfirmasi
| Frasa | Arti |
|---|---|
| We are pleased to confirm … | Kami dengan senang hati mengonfirmasi … |
| We are pleased to confirm the accommodation you describe. | Kami dengan senang hati mengonfirmasi akomodasi yang Anda jelaskan. |
| We confirm availability of … | Kami mengonfirmasi ketersediaan … |
| to confirm availability of … | mengonfirmasi ketersediaan … |
Melampirkan Dokumen atau Pembayaran
| Frasa | Arti |
|---|---|
| Enclosed is a cheque of € 200 to cover the deposit. | Terlampir cek sebesar € 200 untuk uang muka. |
| We enclose a short description of how to reach our hotel. | Kami lampirkan penjelasan singkat cara mencapai hotel kami. |
| a description how to reach the airport | penjelasan cara mencapai bandara |
Menutup Surat
| Frasa | Arti |
|---|---|
| We look forward to your stay with us. | Kami menantikan kunjungan Anda bersama kami. |
| We look forward to welcoming you. | Kami menantikan untuk menyambut Anda. |
Struktur Surat Konfirmasi
| Bagian | Isi | Contoh |
|---|---|---|
| Salam pembuka | Sopan dan personal | Dear Mrs O’Brian, |
| Referensi | Menyebut surat atau permintaan sebelumnya | Thank you for your letter of 5th April. |
| Konfirmasi | Menyatakan bahwa reservasi dikonfirmasi | We are pleased to confirm the accommodation. |
| Informasi tambahan | Lampiran atau petunjuk | We enclose a description of how to reach our hotel. |
| Penutup | Menyatakan harapan | We look forward to your stay with us. |
| Salam penutup | Formal | Yours sincerely, |
| Lampiran | Jika ada | Encl. |
Singkatan “Encl.”
“Encl.” adalah singkatan dari “Enclosure” yang berarti “Lampiran”. Singkatan ini digunakan di bagian bawah surat untuk menunjukkan bahwa ada dokumen yang dilampirkan bersama surat tersebut.
Contoh:
- Encl. brochure (Lampiran: brosur)
- Encl. map and directions (Lampiran: peta dan petunjuk arah)
- Encl. invoice (Lampiran: faktur)
Perbedaan “Yours sincerely” dan “Yours faithfully”
| Salam Pembuka | Salam Penutup | Keterangan |
|---|---|---|
| Dear Sir/Madam, | Yours faithfully, | Nama penerima tidak diketahui |
| Dear Mrs O’Brian, | Yours sincerely, | Nama penerima diketahui |
Contoh Email Konfirmasi Modern
Subject: Reservation Confirmation – August 2024
Dear Mr. Johnson,
With reference to your inquiry of 10th July 2024, we are writing to confirm your reservation for a double room at our hotel from 1st to 15th August 2024.
We are pleased to confirm the accommodation as requested. The room is air-conditioned with bath and shower, facing the sea as per your preference.
Enclosed is a short description of how to reach our hotel from the airport. We have also attached information about our facilities and services.
We look forward to welcoming you next month.
Yours sincerely,
Sarah Williams
Reservations Manager
Seaside Hotel
Encl. Hotel directions and facilities information
Tabel Ringkasan Frasa
| Kategori | Frasa Penting |
|---|---|
| Referensi | with reference to, thank you for your letter |
| Konfirmasi | pleased to confirm, confirm availability |
| Lampiran | enclosed is, we enclose |
| Penutup | look forward to, welcoming you |
Kosakata Penting
| Kata | Arti | Contoh |
|---|---|---|
| confirm | mengonfirmasi | We confirm your reservation. |
| reservation | reservasi | Your reservation has been confirmed. |
| accommodation | akomodasi | The accommodation is ready for you. |
| enquiry/inquiry | pertanyaan | Thank you for your inquiry. |
| deposit | uang muka | A deposit of € 200 is required. |
| enclosure | lampiran | Please see enclosure for details. |
| availability | ketersediaan | We confirm availability of the room. |
Latihan Singkat
Lengkapi kalimat dengan frasa yang tepat:
- _ your inquiry of 12th May, we are writing to confirm your booking.
- We are _ to confirm your reservation.
- _ is a cheque to cover the deposit.
- We look _ to your stay with us.
- We enclose a _ of how to reach the hotel.
Kunci Jawaban:
- With reference to
- pleased
- Enclosed
- forward
- description
Tips Menulis Surat Konfirmasi
Respons cepat: Balas permintaan reservasi sesegera mungkin untuk memberikan kepastian kepada pelanggan.
Jelaskan detail: Cantumkan tanggal, jenis kamar, dan fasilitas yang dikonfirmasi.
Lampirkan informasi berguna: Sertakan petunjuk arah, peta, atau informasi fasilitas.
Gunakan bahasa formal: Surat konfirmasi harus ditulis dalam bahasa formal dan sopan.
Tanda tangan dan jabatan: Selalu sertakan nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim.