Surat bisnis dalam bahasa Inggris memiliki format dan susunan yang jelas agar terlihat profesional dan mudah dipahami. Secara umum, bagian-bagian utama dalam business letter meliputi alamat pengirim, tanggal, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, dan penutup.
1. Sender’s Address (Alamat Pengirim)
Alamat pengirim biasanya berisi:
- nomor rumah
- nama jalan
- kode pos
- kota
- negara
- nomor telepon (opsional)
Nama pengirim tidak ditulis di bagian ini, tetapi di bagian akhir surat.
Posisi
American English → pojok kiri atas atau di bawah tanggal
British English → pojok kanan atas
2. Date (Tanggal)
Penulisan tanggal berbeda antara British dan American English.
| Style | Format |
|---|---|
| British English | 30 October 2010 |
| American English | October 30, 2010 |
Tanggal biasanya ditempatkan di bawah alamat pengirim.
British English
American English
3. Recipient’s Address (Alamat Penerima)
Alamat penerima ditulis di bagian kiri surat.
Struktur:
Mr/Ms + Name
House number + Street
City + Postal code
COUNTRY
Contoh:
Mr John Miller 25 Oxford Street London W1D 2HW UNITED KINGDOM
British English
American English
4. Salutation (Salam Pembuka)
Jika mengetahui nama penerima:
Dear Mr Miller
Dear Ms Johnson
Dear Dr Brown
Jika tidak mengetahui nama:
- Dear Sir
- Dear Madam
- Dear Sir or Madam
- To whom it may concern
| salutation | when to use |
|---|---|
| Dear Sir / Dear Sirs | male addressee (esp. in British English) |
| Gentlemen | male addressee (esp. in American English) |
| Dear Madam | female addressee (esp. in British English) |
| Ladies | female addressee (esp. in American English) |
| Dear Sir or Madam | gender unknown (esp. in British English) |
| Ladies and Gentlemen | gender unknown (esp. in American English) |
| To whom it may concern | gender unknown (esp. in American English) |
Tanda baca
- British English: biasanya tanpa tanda atau menggunakan koma
- American English: menggunakan titik dua
Contoh:
Dear Mr Miller,
atau
Dear Mr. Miller:
5. Subject Line (Opsional)
Subject line membantu pembaca langsung memahami isi surat.
Contoh:
Subject: Job Application
atau
RE: Meeting Request
Biasanya diletakkan antara salam pembuka dan isi surat.
British English
American English
6. Body of the Letter (Isi Surat)
Isi surat biasanya terdiri dari tiga bagian utama:
1. Opening paragraph
Menjelaskan tujuan surat.
Contoh:
I am writing to inquire about your English course.
2. Main paragraph
Menjelaskan informasi atau alasan secara lebih detail.
3. Closing paragraph
Merangkum tujuan surat dan menjelaskan tindakan yang diharapkan.
7. Closing (Salam Penutup)
British English
| Salutation | Closing |
|---|---|
| Dear Mr Miller | Yours sincerely |
| Dear Sir / Madam | Yours faithfully |
American English
Biasanya menggunakan:
Sincerely
8. Signature dan Nama
Setelah salam penutup:
- beri ruang sekitar 4 baris untuk tanda tangan
- tulis nama pengirim
Contoh:
9. Enclosure (Lampiran)
Jika ada dokumen yang dilampirkan, tuliskan:
Enclosure
atau daftar dokumen yang disertakan.
Ringkasan Struktur Business Letter
Urutan umum surat bisnis:
- Sender’s Address
- Date
- Recipient’s Address
- Salutation
- Subject Line (opsional)
- Body of the Letter
- Closing
- Signature & Name
- Enclosure